Особенности оформления документов при командировке

1. Понятие командировки

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы [1, ч.1 ст. 166]

Порядок направления работников в командировку (в том числе за границу), а также перечень необходимых для этого документов, утверждается внутренними нормативными актами организации в соответствии с законодательством РФ.

2. Нормативная база

Нормативной базой, регулирующей особенности оформления командировки коммерческих организаций, являются:

— 24 глава ТК РФ;

— Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;

— Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 №922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

— Федеральный закон от 10.12.2003 №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

3. Перечень обязательных документов

Перед командировкой работнику необходимо под роспись выдать денежные средства для оплаты предстоящих расходов (компенсация оплаты проезда, проживания, суточные и пр.) – аванс [2, п.10]. Даже если сотрудник согласен отбыть в командировку без аванса, так делать не рекомендуется. Суточные являются доходом работника, и их несвоевременная выплата может в последующем расцениваться проверяющими органами как задержка зарплаты.

В соответствии с законодательством РФ, на сегодняшний день в список обязательных документов для оформления командировки входят [2]:

1) Приказ (распоряжение) руководителя о направлении сотрудника в командировку. В данном документе должна содержаться следующая информация:

— Ф.И.О. и должность командируемого работника;

— место и цель командировки;

— срок командировки.

Можно воспользоваться унифицированным бланком №Т-9. С приказом (распоряжением) о командировке работник должен быть ознакомлен под роспись.

2) Путевой (маршрутный) лист при использовании в поездке личного или служебного автомобиля, содержащий следующие данные:

— дату выезда (начало командировки);

— дату приезда (окончание командировки);

— название организации, выдавшей маршрутный лист;

— номер документа;

— ФИО сотрудника, штамп о пройденном медицинском осмотре;

— должность сотрудника;

— марка и государственный номер транспортного средства;

— маршрут (место назначения — город, улица, предприятие).

3) Служебная записка будет необходима при использовании в поездке личного или служебного автомобиля, а также при отсутствии документов, подтверждающих расходы работника в командировке.

4) Авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы.

4. Прочее

Помимо обязательных документов, организации на свое усмотрение для удобства и упрощения учета могут оформлять дополнительно:

1. Положение о командировках. Оформление данного документа позволяет отразить системно все нюансы, касающиеся командировок в одном документе, а не размазывать по нескольким внутренним нормативно-правовым актам.

2. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки.

3. Служебное задание.

4. Отчет о выполненной работе и др.

 Список используемых источников

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 02.12.2019)

2. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

3. Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

4. Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».